POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
AE CONSULTORES SAS
Nuestro compromiso
En AE CONSULTORES SAS, nuestra prioridad principal es proteger tu información personal.
Al reconocer plenamente el hecho de que tu información personal te pertenece, hacemos todo lo
posible para almacenar con seguridad y procesar con cuidado la información que compartes con
nosotros.
Ponemos nuestro valor más alto en tu confianza. Por ende, recopilamos una cantidad mínima de
información solo con tu permiso y la usamos únicamente a los efectos previstos. No le
proporcionamos la información a terceros sin tu conocimiento.
Todos en AE CONSULTORES SAS, hacemos nuestro mayor esfuerzo para garantizar la protección
de tus datos, incluidos la seguridad de los datos técnicos y procedimientos de gestión interna, como
así también medidas para la protección física de los datos.
Gracias por tu interés y apoyo continuos.
POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
AE CONSULTORES SAS
CAPÍTULO PRIMERO
DISPOSICIONES GENERALES
1.1 Identificación del responsable del Tratamiento
AGUIRRE ESCOBAR CONSULTORES SAS, en adelante AE CONSULTORES, actuando como
Responsable del Tratamiento de la información personal, se identifica a través de los siguientes
datos:
TABLA
1.2 Definiciones
A continuación, se relaciona las siguientes definiciones para una comprensión adecuada de la
presente política:
a. Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el
Tratamiento de datos personales.
b. Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.
c. Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas
naturales/jurídicas determinadas o determinables.
Inteligencia global a su servicio
d. Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o
en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del
Tratamiento.
e. Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma
o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.
f. Titular: Persona natural/jurídica cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.
g. Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales
como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
h. Usuario final: Las personas naturales titulares de información que tienen relación con AE
CONSULTORES, debido a que ellos mismos o un cliente ha adquirido un servicio.
i Clientes: Las personas naturales/jurídicas titulares de la información que han adquirido los
servicios de AE CONSULTORES, para ellos mismos o para sus trabajadores.
1.3 Objetivo de la Política
La Política de Tratamiento de Datos Personales tiene como propósito establecer los criterios bajo
los cuales se realiza el tratamiento de la información personal que reposa en las bases de datos,
archivos físicos y digitales de AE CONSULTORES .
1.4 Alcance de la Política
La Política de Tratamiento de Datos Personales, establece los criterios que AE CONSULTORES ha
incorporado para el tratamiento de los datos personales, mecanismos para ejercer el derecho de
hábeas data, así como las finalidades, medidas de seguridad, y otros aspectos relacionados con la
protección de la información personal.
1.5 Titulares a quien va dirigida la Política
La presente Política de Tratamiento de Datos Personales, está dirigida a:
A. Usuarios finales
B. Clientes
C. Proveedores
D. Empleados
E. Contratistas
F. Encargados de la Información, y en general,
I. Cualquier titular de la información, ya sea actuando a nombre propio, o como representante
legal que, con ocasión, a las actividades que se encuentre vinculado con AE CONSULTORES ,
se requiera de su información personal para el desarrollo de las mismas.
1.6 Cumplimiento Normativo del Régimen de Protección de Datos Personales
La presente Política de Tratamiento de Datos Personales, da cumplimiento al Régimen de
Protección de Datos Personales en Colombia, en especial, el artículo 15 y 20 de la Constitución
Nacional, la Ley 1581 de 2012, el Capítulo 25 del Decreto 1074 de 2015, la Sentencia C-748 de 2011
y la Circular 002 de 2015 de la Superintendencia de Industria y Comercio.
CAPÍTULO SEGUNDO
TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES
2.1 Tipos de bases de datos Personales
AE CONSULTORES tiene diferentes tipos de bases de datos, las cuales se clasifican en tres
categorías a saber: Recurso Humano, Usuarios Finales y Administrativa/Comercial.
TABLA
…………………………
2.2 Tipos de Datos Personales que recolecta AE CONSULTORES .
AE CONSULTORES recolecta datos personales de carácter público, semiprivado, privado y
sensible. De acuerdo a la clasificación del Registro Nacional de Bases de Datos Personales, las
categorías de datos que tiene AE CONSULTORES , en sus bases de datos, son las siguientes:
TABLA
………………………………….
2.3 Tratamiento al que se someten los datos personales
Los datos personales que se obtienen, están sometidos al siguiente tratamiento:
2.3.1 Recolección
AE CONSULTORES recolecta información personal a través de diferentes actividades
relacionadas con su objeto social y las obligaciones que tiene como empleador. La información se
solicita de manera directa al titular o de un tercero con autorización del titular. Los instrumentos
que utiliza AE CONSULTORES para recolección de la información, cuentan con todos los
requisitos establecidos en la normatividad en materia de protección de datos personales y
obedecen a los principios de libertad y finalidad, por lo que, en cada uno de ellos, se encuentra
incorporada la autorización para el tratamiento de los datos personales.
Estos instrumentos son:
TABLA
………………………………………………
2.3.2 Otras fuentes de recolección de la información
Videos y fotografías: AE CONSULTORES recolecta datos personales a través de cámaras de
seguridad, para proteger y controlar el ingreso y salida de su personal y activos de sus instalaciones,
así mismo, debido a la realización de actividades de comerciales, eventualmente se captura
imágenes y videos de personas o eventualmente de las empresas clientes. La captura de imágenes
a través de cámaras de filmación que genere AE CONSULTORES , se regirán por la presente
política de protección de datos personales.
2.3.3 Almacenamiento
El almacenamiento de la información personal contenida en las bases de datos, se encuentra en los
servidores propios y en servidores externos de terceros y cuenta con todas las medidas de
inteligencia global a su servicio seguridad física, técnicas y administrativas y cuenta con controles de acceso a la información,
garantizando el principio de acceso y circulación restringida.
En cuanto a imágenes y voz de los titulares, que se capturan a través de las cámaras de seguridad,
la duración del almacenamiento es de treinta (30) días calendario, tiempo en el cual, es eliminada
dicha información.
2.3.4 Usos y finalidades de la Recolección de la Información
El uso y la finalidad de la información recogida y almacenada en las bases de datos, tiene diferentes
objetivos, entre ellos, se encuentran:
A. Gestión de estadísticas internas, atención al ciudadano/cliente. Fidelización de clientes, envío
de comunicaciones
B. Procedimientos administrativos, Administración de Sistemas de información, administración
de usuarios, Desarrollo operativo.
C. Gestión de Facturación, Gestión Contable, Gestión de proveedores y contratistas, Gestión
económica y contable, Histórico de relaciones comerciales, Requerimientos por organismos de
control.
D. Encuestas de opinión, Prospección comercial, Publicidad propia, Segmentación de mercados,
Ofrecimiento de servicios.
E. Control de horario, formación de personal, gestión de personal, gestión de trabajo temporal,
prestaciones sociales, prevención de riesgos laborales, promoción y selección de personal.
F. Gestión contable, fiscal y administrativa: requerimientos por organismos de control, datos
privados y sensibles, atención y seguimiento de requerimientos de autoridad judicial o
administrativa
G. Gestión de tareas básicas de administración; informar por cualquiera de los medios
proporcionados al momento del suministro de la información, servicios adquiridos; responder
a solicitudes específicas de los usuarios finales y otras finalidades comerciales directa o
indirectamente relacionadas con la actividad propia de AE CONSULTORES servicios
promovidos directamente por los aliados estratégicos, actividades con fines y sin fines de lucro.
Sin perjuicio de lo anterior, todos los canales de comunicación donde hay transmisión de
información por parte de los titulares, establece la finalidad de la recolección de la información.
2.3.5 Circulación
Por regla general, AE CONSULTORES no comparte los datos personales que recolecta con
terceros. No obstante, AE CONSULTORES para el cumplimiento efectivo de sus obligaciones
puede entregar los datos personales a sus filiales y a las sociedades afiliadas a AE CONSULTORES
amparados en el literal e) del artículo 26 de la Ley 1581 de 2016 que establece que se encuentra
permitido la transferencia de datos personales cuando sea necesario para la ejecución de un
contrato entre el titular y el responsable del tratamiento, o para la ejecución de medidas
precontractuales siempre y cuando se cuente con la autorización del titular.
2.3.6 Supresión
La información personal que se solicite con ocasión al cumplimiento de aspectos: legales,
contractuales, tributarios, con fines de auditoria, entre otros relacionados, permanecerá
almacenada de acuerdo a los tiempos máximos establecidos en la legislación colombiana para su
retención.
La supresión de la información personal recolectada en bases de datos, cuyas finales no son
obligatorias por ley, se realizará una vez se ha cumplido la finalidad, conforme a las autorizaciones,
contratos y/o acuerdos que el titular de la información previamente haya pactado con AE
CONSULTORES, no obstante, pueda que alguna información se conserve por fines de auditoria.
2.4 Autorización para el tratamiento de datos personales
AE CONSULTORES solicita de manera libre, previa, expresa y debidamente informada, la
autorización por parte de los titulares de los datos y para ello ha dispuesto mecanismos idóneos
garantizando para cada caso que sea posible verificar el otorgamiento de dicha autorización. La
misma, podrá constar en cualquier medio, bien sea un documento físico, electrónico o en cualquier
formato que garantice su posterior consulta a través de herramientas técnicas, cumpliendo con los
requisitos establecidos en la ley.
AE CONSULTORES tiene adoptado medidas técnicas, jurídicas, humanas y administrativas
necesarias para procurar la seguridad de los datos de carácter personal protegiendo la
confidencialidad, integridad, uso, acceso no autorizado y/o fraudulento. Asimismo, internamente
AE CONSULTORES ha implementado protocolos de seguridad de obligatorio cumplimiento para
todo el personal con acceso a datos de carácter personal y a los sistemas de información.
Las políticas internas de seguridad bajo las cuales se conserva la información del titular para
impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento, son las
siguientes:
a. Políticas de Tratamiento de Datos Personales
b. Procedimientos para la validación de datos de entrada y procesamiento de la información
personal
c. Controles de seguridad de información para la validación de datos de salida
d. Controles para la disposición final de la información
e. Políticas de control de acceso a la información personal tanto en las instalaciones físicas, como
a nivel tecnológico.
f. Procedimientos de asignación de responsabilidades y autorizaciones en el tratamiento de la
información personal
g. Acuerdos de confidencialidad para todo el personal y externos que tienen acceso a la
información personal
h. Controles de seguridad durante el mantenimiento de los sistemas de información personal
i. Controles en el monitoreo de consultas de acceso a las bases de datos
j. Políticas de implementación tecnológica que minimizan el riesgo de las plataformas críticas
ante desastres
k. Políticas de implementación tecnológica que protegen los computadores y servidores de la
organización de malware.
l. Manual interno de procedimiento para el tratamiento de información personal
Inteligencia global a su servicio
2.6 Casos en que AE CONSULTORES opere como Encargado de la Información
En los casos de que AE CONSULTORES opere como encargado de la información, los
Responsables de la información deberá solicitar y conservar la autorización del titular de la
información, para el tratamiento de los datos personales por parte de AE CONSULTORES , por lo
que AE CONSULTORES presume que el Responsable de la información, cuenta con las
autorizaciones previas y expresas de los titulares con quien tiene contacto, para hacer uso de sus
datos personales y suministrará copia de tales autorizaciones en caso de que AE CONSULTORES
lo requiera, para los fines consagrados en la política de tratamiento de datos personales.
CAPÍTULO TERCERO
DERECHOS QUE TIENEN LOS TITULARES DE LOS DATOS PERSONALES
3.1 Derechos que le asiste como titular del dato.
El Derecho Fundamental al Habeas Data, faculta al titular del dato solicitar el acceso, actualización,
rectificación y supresión de sus datos personales que se encuentran en posesión de un tercero, a su
vez, puede revocar la autorización que ha otorgado para el tratamiento. Si un titular de datos
personales considera que AE CONSULTORES tiene acceso a sus datos personales, esta persona
puede en todo momento solicitar la consulta de sus datos, o si considera que AE CONSULTORES
está haciendo mal uso de sus datos, puede realizar la respectiva reclamación.
El titular está facultado para solicitar:
A. Actualización de sus datos personales en caso de encontrarse fraccionados, incompletos, entre
otros.
B. Rectificación y/o corrección de sus datos personales en caso de que se encuentren errados,
parciales o induzcan a error.
C. Supresión de sus datos personales de las bases de datos. Se seguirá conservando la
información para los fines determinados por la ley.
D. Revocación de la autorización del tratamiento de sus datos personales, siempre y cuando no
genere incumplimiento por parte de AE CONSULTORES con otras obligaciones legales,
relativas a la permanencia del dato.
3.2 Procedimiento para que los titulares de la información puedan ejercer sus derechos
3.2.1 Consulta
A través del mecanismo de la consulta, el titular del dato, podrá solicitar a AE CONSULTORES ,
acceso a su información personal que reposa en las bases de datos.
La consulta será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir del día
siguiente a la fecha de recibo de la misma. En caso de no ser posible dar respuesta a la consulta
dentro del término referenciado, se le informará, los motivos de la demora y se le dará respuesta,
máximo cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
3.2.2 Reclamo
A través del mecanismo de reclamo, el titular del dato, podrá reclamar a AE CONSULTORES ,
alguna inconformidad que tenga sobre el uso que se le está dando a sus datos.
El reclamo será atendido en un término máximo de (15) quince días hábiles contados a partir del día
siguiente a la fecha de su recibo. En caso de no ser posible atender el reclamo dentro de dicho
término se le informará, los motivos de la demora y se le dará respuesta máxima (8) ocho días
hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
En caso de que el reclamo se encuentre incompleto, se le requerirá, dentro de los cinco (5) días
siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde
la fecha del requerimiento, sin que presente la información requerida, se entenderá que ha
desistido del reclamo.
En caso de que AE CONSULTORES no sea competente para resolver el reclamo, dará traslado a
quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al
titular.
3.3 Personas facultadas para realizar una consulta o reclamo
Las personas facultadas para solicitar una consulta a AE CONSULTORES , son las siguientes:
a. Los empleados, contratistas, proveedores, clientes y colaboradores que han tenido alguna
relación con AE CONSULTORES
b. Los usuarios finales y clientes de cualquier servicio.
c. A los terceros autorizados por el Titular o por la Ley
d. En general, a cualquier titular de la información personal que sus datos, reposen en las bases de
datos de AE CONSULTORES.
Estos casos, son meramente ejemplificativos y no son exclusivos, ni excluyentes.
3.3.1 Información que debe acreditar el titular del dato
Para efectos de consulta y reclamos, el titular del dato debe acreditar sus datos de identificación
como:
a. Nombres completos y apellidos
b. Tipo y número de identificación
c. Dirección de domicilio
e. Teléfono de contacto
f. Correo electrónico
g. Brindar la información necesaria para tramitar su solicitud
En caso de que sea un reclamo, debe adjuntar los documentos que desea corregir, soportar o probar
dicha solicitud.
3.4 Solicitud de imágenes y videos
En caso de que el titular de la información solicite acceso a imágenes y/o videos donde se capture
su información, deberá seguir el siguiente procedimiento:
a. Indicar los hechos de la solicitud, estableciendo fecha y hora.
b. Justificar la necesidad de la solicitud
c. Aportar los documentos que permitan justificar que el titular es la persona indicada para realizar
dicha solicitud. En caso de el interesado sea un tercero, deberá aportar el documento de
autorización para el acceso a esa información por parte del titular del dato.
3.4.1 Procedimiento para trámites por solicitud de imágenes y/o videos
Para que proceda el trámite, AE CONSULTORES :
a. Verificará que la información aún se encuentre almacenada en sus servidores, de acuerdo con
lo establecido en el numeral 2.3.3 de la presente política
b. Revisará dicha solicitud, y verificará si es procedente, revisando que no afecte el derecho a la
intimidad, y otros derechos fundamentales de terceras personas, diferentes al titular de la
información que se encuentren en dichas imágenes y/o video
c. En caso de que afecte derechos fundamentales de terceros, AE CONSULTORES verificará
internamente si los hechos que describe el titular, se generaron, y le informará al titular sobre
los hallazgos encontrados.
d. En caso de que no afecte derechos fundamentales de terceros, AE CONSULTORES citará al
titular de la información en sus instalaciones para que pueda visualizar la información que
requiere.
3.5 Canales habilitados para el ejercicio de los Derechos de Habeas Data
AE CONSULTORES tiene habilitado los siguientes canales para que los titulares ejerzan su
derecho al Habeas Data:
A. CANALES ELECTRÓNICOS
a. Correo electrónico:
prejuridico@aeconsultores,com,co – adriana.aguirre@aeconsultores.com.co
b. Página web: www.aeconsultores.com
En nuestra página web, en “contacto”
B. CANALES TELEFONICOS
a. Teléfono fijo: (2) 371.46.55
b. Celular: 316-378.99.16
Estos son los únicos canales que AE CONSULTORES tiene habilitados para las consultas y
reclamos por protección de datos personales, por lo tanto, el titular deberá tenerlos presente.
Si alguna área o encargado de la información le llega una consulta o reclamo relativo a protección
de datos personales, deberá informarle al titular los canales existentes y en ningún caso, podrá
dejar sin respuesta al titular de la información.
El titular debe acreditar y aportar la información que se referencia en el punto 3.3.1 de la presente
política.
3.6 Responsable del cumplimiento de la Política de Protección de Datos Personales
El Representante legal como responsable de la Protección de Datos Personales de AE
CONSULTORES SAS , es el responsable del efectivo cumplimiento de la Política, así como de las
consultas y reclamos relacionados con la protección de datos personales de los titulares.
En caso de cualquier duda respecto a esta política, puede escribir a los correos electrónicos
adriana.aguirre@aeconsultores.com.co y prejuridico@aeconsultores.com.co
CAPÍTULO CUARTO
DISPOSICIONES FINALES
4.1 Medidas permanentes
En el tratamiento de datos personales, AE CONSULTORES de manera permanente, verificará en
sus procesos, protocolos, procedimientos y políticas, que se garantice el derecho de hábeas data a
los titulares de la información y que se obtenga con los requisitos de ley, la autorización del titular
para el tratamiento de los datos personales. Si alguna área y/o proceso, establece otra fuente de
recolección de información personal, diferentes a las mencionadas en el punto 2.3.1, deberá
informar y solicitar autorización previa responsable de la Protección de Datos Personales para
adelantar la nueva forma de recolección.
4.2 Vinculatoriedad de la Política
Cualquier titular de la información que tenga alguna relación con AE CONSULTORES , deberá
acatar la presente política.
Los titulares de la información, diferente a los usuarios finales, deberán cumplir con el manual
interno de procedimiento y políticas relativas a la protección de datos personales, dependiendo de
cada caso en concreto.
4.3 Cumplimiento de los principios para el Tratamiento de Datos Personales
AE CONSULTORES garantiza los principios de legalidad, finalidad, libertad, veracidad o calidad,
transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad sobre los datos que
reposan en las bases de datos que se encuentran en posesión de AE CONSULTORES
4.4 Inscripción de las Bases de Datos ante el Registro Nacional de Bases de Datos
Teniendo en cuenta que dentro de la campaña anti trámites adelantada por el Gobierno Nacional,
el 18 de enero de 2018 se expidió el Decreto 090 por el cual se reduce el universo de sujetos que
deben cumplir con la obligación de registrar sus bases de datos en el sistema dispuesto por la
Superintendencia de Industria y Comercio y se modifican los plazos para hacerlo. Los obligados a
registrar sus bases de datos ante la Superintendencia de Industria y Comercio son las sociedades y
entidades sin ánimo de lucro que tengan activos superiores a los $ 3 mil 316 millones. Las empresas
y entidades sin ánimo de lucro, las catalogadas como micro y pequeñas empresas, así como las
personas naturales, no están obligadas a registrar esta información.
Con base en la normatividad señalada, AE CONSULTORES SAS, No está obligada con la inscripción
de las bases de datos ante el Registro Nacional de Bases de Datos (RNBD).
4.5 Fecha de Aprobación de la Política y Entrada en vigencia
Esta política entra en vigencia a partir de su promulgación.